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半島全媒體記者 李曉哲 實習生 王馨瑩
6月9日，第16屆國際檔案日暨第13屆青島市檔案館日宣傳活動上，青島市行政審批電子歸檔系統上線發布，這標志著青島市“不見面審批”的最后一環已經打通，青島的行政審批正式邁入“電子檔案”時代。
2022年7月，青島市行政審批服務局獲批“機關業務系統電子文件歸檔與管理”國家試點，經過一年多的迭代優化，各項試點任務基本完成，行政審批電子歸檔系統正式上線運行，并實現與青島市檔案館電子檔案中心平臺對接。行政審批業務辦理結束后，可隨時將審批檔案推送到全市統一檔案管理系統，實現“一鍵歸檔”“一鍵交接”“一鍵調閱”。
從審批角度看，要實現真正意義上的“不見面”，必須保證申請、受理、審批、發證、歸檔等各個環節全程網辦，整個過程中僅以電子形式流轉，因此必須將傳統的紙質檔案、電子檔案雙套運行改成電子檔案“單軌單套”運行。
“單軌單套”是打通“不見面審批”的最后一環，其改變了傳統的文件收集、整理和歸檔方式，由人工歸檔轉變為自動歸檔，解決了業務部門與檔案部門存在的“兩張皮”現象，檔案數據的利用更為便利，共享也更加充分。
目前青島市行政審批服務局全程網辦事項已有700余項，本次試點選取了89個高頻事項，涵蓋安全生產、工程建筑等10個重點領域。為確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，2022年，青島市行政審批服務局啟用全新的智慧審批平臺，實現行政審批全程電子化流轉，為開展電子檔案歸檔奠定了堅實的技術基礎。同時，通過對接具有數字認證資質的第三方CA，為申請人提供申請材料在線簽章（名）服務，通過接入山東省統一電子簽章系統，為審批工作人員提供文書在線簽章服務；“一網通辦”事項庫、業務受理端和電子文檔歸檔系統三方同步，確保電子檔案完整性；采用通用的版式文件格式和元數據實時歸檔策略，確保電子檔案的可用性。
電子檔案“單軌單套”運行還將為政府部門及社會主體節省大量的人力物力成本，以青島市行政審批服務局每年10萬業務量估算，單個業務產生的紙質檔案按照平均40頁測算，每份檔案整理按照平均1小時測算，打印單張紙質材料按照0.5元/頁測算，每年節約的紙張約為400萬頁，節省費用約200萬元，節省時間成本約為10萬小時，大量的已在系統中提交過的電子材料，可不再重復提交，將極大地提升辦事過程中的滿意度和獲得感，優化營商環境。政府機關工作人員也可以從大量的檔案整理工作中解脫出來，將更多時間精力投入到流程再造和改革創新中去，進一步提升數字政府和數字機關建設水平。